DespaWorks | Virtuele assistent

Planning & Structuur voor Ondernemers: Pilot

Structuur & Planning voor ondernemers

Introductie

Voor mijn traject Planning & Structuur voor ondernemers heb ik onlangs een pilot uitgevoerd met een klant. In dit 1:1 traject help ik ondernemers om grip te krijgen op hun bedrijf, meer rust te ervaren en doelen gemakkelijker te behalen.

Het identificeren van de uitdagingen

Mijn klant, Valérie, worstelde al lange tijd met een gevoel van onrust en chaos. Ze had geen duidelijke, passende planning en miste het overzicht over alle taken die ze moest uitvoeren. Dit zorgde ervoor dat ze als een berg opzag tegen alle taken die er lagen en ze zich niet kon focussen. Hierdoor werd haar takenlijst alleen maar langer en de onrust groter. Om haar doelen en knelpunten helder te krijgen, hebben we een grondig auditgesprek gevoerd. Waren haar doelen realistisch? Hoe bepaalde ze de prioriteiten? Door middel van gerichte vragen werd duidelijk welke problemen Valérie ervaarde en hoe ze het graag zou willen zien.

Belangrijke inzichten en bevindingen

Tijdens de audit werden enkele belangrijke inzichten duidelijk. Valérie liet zich sterk beïnvloeden door haar eigen gedachten. Ze wilde haar klanten graag helpen en paste haar agenda aan naar de wens van de klant. Hierdoor verloor ze de regie over haar eigen agenda. De tijd die ze eigenlijk gereserveerd had voor haar kinderen, werd opgeslokt door werkafspraken. En de lancering van haar nieuwe programma kwam in het nauw doordat ze niet genoeg tijd had om alles uit te werken.

Daarnaast merkten we op dat ze haar taken nergens noteerde. Taken werden soms genoteerd op losse post-its, maar bleven vaak in haar hoofd zitten. Hierdoor vergat ze dingen en had ze niet helder wat er allemaal gedaan moest worden. Dat zorgde voor veel onrust.

Deze inzichten vormden de basis voor de verdere stappen in het traject Planning & Structuur voor ondernemers. Na het auditgesprek heb ik een beknopte samenvatting van mijn bevindingen en inzichten naar haar gestuurd.

Wat ik altijd heel belangrijk vind om te benoemen is dat je als ondernemer niet de enige bent die moeite heeft met goed plannen en structuur creëren. Heel veel mensen worstelen hiermee. En het spreekt van lef en doorzettingsvermogen als je dit zelf erkent en hulp zoekt. Omdat je tóch je doel wilt behalen en met focus wilt ondernemen.

Het aanpakken van de planning

In de daaropvolgende gesprekken zijn we aan de slag gegaan met het maken van een effectieve planning voor Valérie. Een planning waarin ook ruimte was voor privé afspraken en vrije tijd. Er was zelfs ruimte om haar online programma uit te werken. Een van de strategieën die we hebben besproken, was het vooraf bepalen en noteren van specifieke dagen waarop ze klanten kan ontvangen. Hierdoor werd het gemakkelijker om deze afspraken na te streven en te plannen. Verder bespraken we hoe ze zich ook aan haar planning kan houden en gaf ik tips om haar te helpen zich niet te laten afleiden door allerlei andere factoren. (Een veelvoorkomend probleem is de telefoon! 😊)

Het belang van takenlijsten en overzicht

Een ander aspect dat we hebben aangepakt, was het noteren van alle taken binnen een project. Door taken te documenteren, hoefde Valérie niet alles te onthouden en hoefde ze zich alleen maar te concentreren op het afwerken van haar takenlijst. Deze eenvoudige aanpak gaf haar een gevoel van rust en duidelijkheid, en zorgde voor beter inzicht in haar werkzaamheden.

De resultaten van het traject

Tijdens het traject merkte Valérie al snel positieve veranderingen op. Ze ervaarde meer rust, overzicht en motivatie. Het werken volgens een strategie stelde haar in staat om haar doelen gemakkelijker te behalen. Door meer overzicht te creëren slaagde ze erin taken sneller en efficiënter uit te voeren, waardoor ze meer tijd overhield voor belangrijke zaken. Het belangrijkste was dat Valérie nu zelf de regie had over haar agenda, waardoor ze beter in staat was om haar grenzen te bewaken en balans te creëren tussen werk en privéleven. Aan de focus wordt nog gewerkt, de telefoon is namelijk nog lastig te weerstaan. 😉 Hier komt ook echt een stukje discipline bij kijken, maar ook dat kun je jezelf aanleren. En als je weet wat het je oplevert als je even afstand neemt van je telefoon, dan wordt het al een stuk makkelijker.

Conclusie

De pilot van het traject Planning & Structuur voor ondernemers was een groot succes voor Valérie én mijzelf! Het was een bevestiging van de waarde die dit traject kan bieden aan ondernemers die vastlopen in hun bedrijf. Door het identificeren van knelpunten, het ontwikkelen van een passende planning en het automatiseren van bedrijfsprocessen, kunnen ondernemers de regie terugnemen en met meer focus en rust ondernemen.

Dit zegt Valérie zelf over het traject Planning & Structuur voor ondernemers:

“Debbie heeft me flink geholpen met bepaalde stappen te zetten om meer regie te krijgen over mijn agenda en het overzicht te bewaren in mijn zaak. Door met haar te sparren kreeg ik meer duidelijkheid over mijn prioriteiten.
Ze is zeer aangenaam om mee te werken. Iedere ondernemer verdient iemand als Debbie aan zijn/haar zijde!”

Ben jij ook toe aan meer structuur en overzicht in jouw bedrijf? Aarzel dan niet om een strategiesessie aan te vragen. In dit geheel vrijblijvende gesprek kun je ontdekken hoe het traject Planning & Structuur jou kan helpen naar meer rust en overzicht. Want hoe fijn zou het zijn als jij, net als Valérie, een betere balans tussen werk en privé hebt. Of ’s avonds rustig kunt gaan slapen zonder dat alle to do’s nog door je hoofd blijven spoken. Ik gun jou die rust, jij jezelf ook? 🙂

 

Deel dit bericht

Meer tips & Inspiratie?

Tips & Inspiratie

Werk en privé in balans

Hoe is jouw werk/privé balans?

Hoe is de balans tussen jouw werk en je privéleven? Sta je daar wel eens bewust bij stil? Of ben je elke dag aan het rennen om de boel draaiend te houden?
Als ondernemende vrouw heb je vaak veel ballen in de lucht te houden. Je gezin heeft aandacht nodig, kinderen, partner, misschien je ouders […}

Despa_Works_effectief_agendabeheer
Tips & Inspiratie

Effectief agendabeheer voor drukke ondernemers

Als drukke ondernemer is je agenda vaak je houvast. Het is dan ook mega belangrijk om deze slim in te richten en goed te beheren. Op die manier gebruik je je tijd optimaal én ben je het meest productief. Maar eerlijk is eerlijk het kan nog wel eens een uitdaging […}

Tijd besparen door slimmer te werken
Tips & Inspiratie

Tijd besparen door slimmer te werken

Tijd besparen, het kan echt. Ook jij kunt tijd overhouden om een nieuwe dienst of product te lanceren. Of misschien wil je meer tijd besteden aan je gezin of je hobby.
Het kan, maar dan moet er wel iets veranderen. In je manier van werken én denken. […]

Vragen of meer informatie?

Neem gerust even contact op.